Rammeverk for vurdering av misjonsprosjekter

Vi anbefaler at alle tiltak ses i lys av en større visjon for misjonsfeltet/regionen. Erfaringen tilsier at en samlet og strategisk fokusert innsats ofte gir større uttelling enn mange enkeltstående tiltak.

Aktuelle spørsmål:
• Passer det planlagte tiltaket med menighetens langsiktige visjon for dette misjonsfeltet?
• Hvordan vil tiltaket bidra til å fremme den overordnede misjonen i dette området?
• Jobber menigheten sammen med andre i norsk Pinsebevegelse i lys av en overordnet misjonsstrategi?

Vi anbefaler at man i alle misjonstiltak drar nytte av kompetanse, erfaring og potensielle samarbeidspartnere som finnes innenfor pinsebevegelsen. Regionssekretærer, landutvalg, tidligere misjonærer og andre sitter på verdifull kunnskap, som kan gi bedre resultater og spare nye misjonstiltak for mange potensielle utfordringer og bekymringer!

Aktuelle spørsmål:
• Er andre norske aktører engasjert innenfor samme geografiske eller tematiske område?
• Har norsk pinsebevegelse annen tilstedeværelse i landet?
• Har norsk pinsemisjon tidligere erfaring med arbeid i landet/regionen?
• Har norsk pinsemisjon tidligere erfaring med arbeid innenfor temaet?
• Dersom det finnes, har man rådført seg med relevant Landutvalg vedrørende tiltaket?
• Skal finansiering skaffes kun innad i egen menighet eller i samarbeid med andre?
• Er det godt samarbeidsklima rundt tiltaket blant relevante aktører i pinsebevegelsen?

Vi anbefaler at planer og gjennomføring er godt forankret lokalt. Ofte snakker vi her hjemme i Norge om «vårt misjonsarbeid». Men i misjonssamarbeid med en lokal partner/kirke bør det finnes en klar bevissthet om at vi i norsk pinsemisjon er GJESTER på besøk hos våre partnere, som er VERTSKAP.

Aktuelle spørsmål:
• Hvem har initiert dette prosjektet og hvem har utformet planer/søknad?
• Har lokale samarbeidspartnere vært aktivt med i planleggingen? Og er det enighet om overordnede mål og strategier?
• Preges planene av lokal forståelse av problemer, lokale strategier og løsninger?
• Er prosjektet i linje med visjon/mål/prioriteringer til lokal samarbeidspartner?
• Hva har lokal samarbeidspartner av egne lokale ressurser som er relevante for tiltaket?
• Er prosjektet i linje med myndigheters juridiske rammeverk og politiske prioriteringer?

Vi anbefaler høy bevissthet i alt misjonsarbeid rundt norsk misjons rolle og fremtoning. Vår erfaring er at misjon som i stor grad tar utgangspunkt i en målgruppes nød og behov, utilsiktet kan undervurdere de individuelle og kollektive ressursene som finnes lokalt. Vi må unngå å jobbe på en måte som skaper mottager-mentalitet og avhengighet av oss som eksterne. Isteden må vi jobbe for myndiggjøring av våre partnere i felt som selvstendige og ressurssterke endringsaktører.

Aktuelle spørsmål:
• Hva har målgruppen av egne ressurser som kan gjøre dem til bidragsytere i planleggingen og gjennomføringen av tiltaket?
• I hvilken grad er målgruppa med å utforme mål og strategier for tiltaket?
• Har målgruppen spesielle rettigheter i henhold til nasjonale eller internasjonal rett som må ivaretas i tiltakets planlegging og gjennomføring? Dette gjelder f.eks. barn, minoritetsgrupper, urfolk, mennesker med funksjonsnedsettelse, osv.
• Hvis målgruppen har spesielle rettigheter, hvem er ansvarlig for å sikre disse rettighetene? Er disse ansvarlige myndigheter rådført i planleggingen av dette tiltaket?

Aktuelle spørsmål:
• Er det utarbeidet klare og systematiske planer for tiltaket?
• Er målgruppa for tiltaket klart definert – både hvem og hvor mange?
• Er omfang av prosjektet klart definert, f.eks. hvor mange eller hvor stort geografisk område man ønsker å nå?
• Er planene samlet i et eller flere prosjektdokument?
• Oppdateres disse planene/dokumentene etter hvert, dersom planene endres underveis?
• Er det foretatt grundige nok forundersøkelser til å vite at tiltaket er relevant i sin tilnærming?
o Behovsanalyse
o Ressursanalyse
o Interessentanalyse
o Andre aktører i området man bør samarbeide med eller kan lære av?
o Hva er innstillingen fra lokale/nasjonale myndigheter til denne typen tiltak?
• Har man diskutert alternative strategier og målsetninger for tiltaket?

Vår erfaring er at enkelte misjonstiltak kan bli aktiviteter som fortsetter år etter år uten klare målsetninger, uten bevisst refleksjon/evaluering og uten tanke på utfasing. I mange tilfeller kan det være nyttig å sette seg noen klare mål, for deretter å kunne vurdere egen innsats og progresjon.

Aktuelle spørsmål:

• • Er det formulert tydelige målsetninger og forventninger for tiltaket?
  • Hvilke resultater/endringer forventes oppnådd?
  • Hvordan skal hver av de planlagte aktivitetene og postene i budsjettet bidra til å nå tiltaksmålene og det overordnede målet?
  • Hvordan er situasjonen før tiltaket startes – og hvor godt er den dokumentert?

Vi anbefaler at langsiktighet og bærekraft inkluderes i planleggingen og gjennomføring av alle misjonstiltak. Alle norskfinansierte misjons-innsatser bør ha en konkret plan for utfasing. Helt fra begynnelsen bør det ligge en felles forståelse mellom norsk menighet og lokal samarbeidspartner om at tiltaket etter en gitt tid enten (1) må kunne stå på egne ben, alternativt (2) at det økonomiske ansvaret gradvis gis over til lokal samarbeidspartner eller at (3) tiltaket avsluttes. Dersom man fra starten planlegger for hvordan tiltaket skal kunne fortsette etter at norsk innsats faset ut, så kan man unngå en usunn avhengighet.

Aktuelle spørsmål:
• Er det noen tidsramme for norsk engasjement i tiltaket?
• Hvordan er dette tiltaket planlagt for å gi hjelp-til-selvhjelp?
• Er tiltaket planlagt slik at ikke alt forsvinner/kollapser den dagen norsk innsats er faset ut?
• Er det planlagt en gradvis nedtrapping eller utfasing av norsk innsats i tiltaket?
• Er det planlagt tilstrekkelig bygging av lokal kompetanse og kapasitet til å drive tiltaket videre den dagen norsk innsats fases ut?
• Er det planlagt hvordan tiltaket skal drives og finansieres etter at norsk innsats fases ut?
• Er tiltaket så sterkt ønsket og prioritert hos lokal samarbeidspartner, at de er villige til å finansiere og drive det videre etter norsk utfasing?

Vi anbefaler at eventuelle spørsmål rundt juridisk eierskap og økonomisk ansvar diskuteres og avklares før misjonstiltak igangsettes. Uklar eller juridisk uakseptabel organisering av tiltak kan få store konsekvenser – både for lokal samarbeidspartner og norske aktører.

Aktuelle spørsmål:
• Er det klart hvem som står som juridisk eier av tiltaket?
• Er det klart hvem som er juridisk eier av anskaffelser til prosjektet?
• Er det kontraktfestet hva som er den enkelte samarbeidspartners ansvar?
• Er tiltaket av et såpass stort omfang at en bør opprette et formelt styre eller en styringsgruppe, for å skille mellom daglig drift/ledelse og overordnet styring?
• Hvis det opprettes en styringsgruppe, sørges det for at ulike interessenter er representert?
• Sørges det for at en styringsgruppe innehar kompletterende kompetanse og erfaring på for eksempel fag, økonomi, ledelse, lokale/nasjonale lover og regler, misjon og menighet, etc.?
• Konstitueres en styringsgruppe med en klar rollefordeling mellom leder, nestleder, sekretær og evt. økonomiansvarlig?
• Skrives det referater fra styringsgruppen, som kan sendes til lokal eierorganisasjon/kirke? involverte menigheter og landutvalg i Norge, etc.

Vi anbefaler at det i forkant av tiltaket gjøres en systematisk og nøktern vurdering av kapasitet og kompetanse hos samarbeidspartner i felt. Gode tiltak må hvile på robuste organisasjoner/kirker – ikke supre enkeltindivider!

Aktuelle spørsmål:
• Har samarbeidspartner kompetanse og erfaring for å kunne drive og utvikle tiltaket?
• Er lokal samarbeidspartner en naturlig aktør innenfor dette tematiske området?
• Har partneren nødvendig administrativ kapasitet og kompetanse?
• Vil tiltaket basere seg på ansatte eller frivillige?
• Blir ansatte hos samarbeidspartneren godt ivaretatt? Er det stor utskiftning blant ansatte? Er samarbeidspartner ryddig mht. ansettelsesprosesser, arbeidskontrakter, faste arbeidstider, lønnsutbetalinger, sykeordninger, etc.?
• Er kommunikasjonen og felles forståelsen såpass god at samarbeidspartner kan levere regelmessige, skriftlige rapporter av tilstrekkelig god kvalitet?
• Hvordan er de lokale nøkkelpersonene i det planlagte tiltaket ansett innad i sin egen organisasjon/kirke?
• Er styrking av kapasitet og kompetanse hos samarbeidspartner inkludert i planer og budsjetter underveis i tiltaket?

Vi anbefaler at det i god tid før tiltaket igangsettes klargjøres hvordan tiltaket skal organiseres/implementeres og hvem som er ansvarlig for hvilke oppgaver og ansvarsområder.

Aktuelle spørsmål:
• Er det tegnet et organisasjonskart for tiltaket?
• Er de ulike rollene/stillingene klart definert mht. mandat, ansvar og stillingsbeskrivelse?
• Er det klart hvem som er tiltaksansvarlig og rapporteringsansvarlig?
• Fremgår det tydelig hvordan tiltaket skal relatere til sin egen eierorganisasjon?
• Er det klare rapporteringslinjer på hvordan tiltaket skal relatere til norsk misjonspartner?

Vi anbefaler fokus på økonomiforvaltning i alle misjonsprosjekt. Kvalitet og god forvaltning koster ofte penger, men er generelt sett vel verdt investeringen. Manglende ressurser til oppfølging og kvalitetssikring kan medføre stor risiko.

Aktuelle spørsmål:
• Er grunnleggende økonomisk kompetanse og systemer på plass ?
• Er det klar og sunn ansvarsdeling mellom ledelse og økonomihåndtering hos partner?
• Er det åpenhetskultur, der partner er villig til å dele info om budsjetter, regnskap, etc.?
• Er de vant med systemer og rutiner for rapportering og ansvarlighet internt?
• Foreligger det budsjetter som norsk og lokal partner er enige om?
• Har samarbeidspartner egne skriftlige økonomirutiner ?
• Er de som fører regnskap ansatt eller frivillige? Har vedkomne formell kompetanse og erfaring med regnskapsføring?

Bruk av norsk og utenlandsk personell i misjonstiltak kan være berikende i et misjonssamarbeid og skape nærhet og eierskap i norske menigheter. Men det kan også gi usunne utslag, som bistands-avhengighet og umyndiggjøring.

Aktuelle spørsmål:
• Er det lagt opp til bruk av norsk eller utenlandsk personell i dette tiltaket?
• Hvis ja, er det lagt en plan for hvordan utenlandsk personell skal overføre kompetanse og gradvis gjøre seg selv overflødig?
• Ved kompetanseoverføring til lokal partner, er det en bevissthet om at kompetanseheving skal komme samarbeidsorganisasjon til gode? Og ikke bare enkeltpersoner?
• Hvordan forsikrer utsendermenighet seg om at evt. norsk personell opptrer kultursensitivt, respekterer samarbeidspartnerens beslutningsstrukturer, ikke blir for dominerende, har gode arbeidsrelasjoner med de nasjonale rundt seg , osv.?
• Er det gjort skriftlige avtaler med lokal samarbeidspartner om bruk av norsk personell?

I dagens globale landsby, så opplever misjonen stadig oftere at det er andre aktører som jobber innenfor samme geografiske eller tematiske område. Det er viktig å kunne se på oss selv og våre misjonspartnere med et reflekterende blikk. Vi bør ikke ha en holdning der andre aktører ses på som trusler og konkurrenter, men isteden se etter muligheter for læring, positive synergier og samarbeid.

Aktuelle spørsmål:
• Er det vurdert alternative partnere for gjennomføringen av dette tiltaket?
• Er det vurdert å rådføre seg med andre lokale aktører før tiltaket settes i gang?
• Er det vurdert å skape synergier gjennom å samarbeide eller koordinere med andre?
• Er informasjon fra lokal partner dobbeltsjekket med andre aktører med lokalkunnskap?
• Er tiltaket noe som egentlig burde vært utført av de nasjonale eller lokale myndigheter (utdanning, helse, e.l.)? Hvis ja, har ansvarlige myndigheter vært kontaktet for å spørre hvilke planer og retningslinjer de har?

Vi anbefaler at det gjøres jevnlig risikovurdering av alle misjonstiltak.

Aktuelle spørsmål:
• Har det blitt foretatt en systematisk og omfattende risikoanalyse for tiltaket?
o Ledelse?
o Organisasjon?
o Internkultur?
o Økonomi?
o Konflikter?
o Sikkerhet?
o Politisk kontekst?
o Sosial og økonomisk kontekst?
o Kulturell kontekst?
• Sier risikovurderingen noe om hvor stor eller liten sannsynlighet er for at noe inntreffer?
• Og hvor store eller små konsekvensene er dersom det inntreffer?
• Sier risikovurderingen noe om hva man gjør preventivt for at risiko ikke skal inntreffe?
• Og noe om hvilke respons-strategier som er planlagt, dersom risiko inntreffer?
• Er det noen motstandere av tiltaket? Bidrar tiltaket til å skape/forsterke konflikt?
• Bidrar tiltaket til å videreføre/forsterke usunne åndelige, kulturelle eller sosiale mønster?
• Er det underpriviligerte grupper som tiltaket kunne gjort noe for med litt ekstra planlegging?
• Finnes det bevissthet vedrørende kultursensitivitet og konfliktsensitivitet ?
• Er det diskutert faren for at norsk tilstedeværelse, penger og lokale favoritt-medarbeidere kan skape spenninger og konflikter innad i samarbeidsorganisasjonen/kirken?

Vi anbefaler menighetsforankret misjon og at beslutninger om misjonstiltak forankres som skriftlige og formelle vedtak i menigheters eller pinsebevegelsens relevante organ.

Aktuelle spørsmål:

• Kommer det klart frem hvem som tar menighetens beslutning om misjonstiltaket? Er det Misjonsråd? Pastor-/leder-team? Menighetsmøte? Andre?
• Er prosedyrene klare og åpne overfor alle berørte parter om hvordan en beslutning tas?
• Foreligger det et skriftlig vedtak?
• Samt begrunnelse for vedtak, enten det ender i godkjennelse eller avslag?
• Og bør eventuelt Pinsemisjonen, Landutvalg, Regionssekretærer eller andre i norsk pinsebevegelse høres/rådføres om misjonstiltaket i forkant av et vedtak?

Vi anbefaler at det settes av tid i planleggingen av alle misjonstiltak til god og detaljert kommunikasjon mellom norsk og lokal partner. Dette er viktig for å rydde unna misforståelser og oppnå en tydelig felles forståelse for ulike aspekter av tiltaket.

Aktuelle spørsmål:
• Er skriftlige avtaler og kontrakter på plass ?
• Er de skriftlige avtaler som er signert juridisk dekkende? Eller bør skriftlige avtaler eventuelt kompletteres av ytterligere avtaler?
• Er signatørene til avtalen de korrekt juridisk bemyndigede fra sine samarbeidspartnere?
• Inkluderer avtalen en klar start- og sluttdato for tiltaket?
• Inkluderer avtaler klare retningslinjer rundt omfang av samarbeid, mandat og forpliktelser, avklaring av roller, målsetninger, økonomi, overføringer, vilkår for overføringer, rapportering og regnskap, juridisk ansvar og eierskap for eiendom og eiendeler?
• Er avtaler og kontrakter tilgjengelig på det lokale språket?
• Er det sørget for at begge/alle parter har hver sin signerte versjon av kontrakter?
• Er det avtalt tid for når partene skal sette seg ned og evaluere kontrakts-samarbeidet?
• Er kontrakter lagret på forsvarlig og tyveri-/brannsikker måte i både soft og hard kopi?

Aktuelle spørsmål:
• Er det åpenhet og enighet om hva penger skal brukes til?
• Er lokal partner og norsk menighet enige om overordnet og detaljert budsjett?
• Dersom det utbetales lønnsmidler til partnere i andre organisasjoner, er det gjort vurderinger av lønnsnivå i forhold til lønnsnivået i organisasjonene, i landet, etter kompetanse og ansenitet?
• Er det enighet om en tidsplan for overføringer av midler?
• Foreligger det kriterier for overføringer? For eksempel at narrativ og økonomisk rapportering for forrige periode er levert, før ny overføring gjøres.

Aktuelle spørsmål:
• Er det lagt en plan for hvor ofte ulike deler av misjonstiltaket skal følges opp?
• Er det inkludert i prosjektledelsens rutiner og arbeidsbeskrivelser?
• Er det enighet om krav til skriftlig og systematisk dokumentasjon?
• Er det definert noen klare indikatorer som skal hjelpe daglig ledelse og styre å se om misjonstiltaket har en sunn progresjon?
• Har man indikatorer som sier noe både om kvantitative og kvalitative sider av tiltaket?
• Er monitorering og dokumentasjon inkludert som vilkår for nye pengeoverføringer?

Aktuelle spørsmål:
• Er det klart definert hvilke tilbakemeldinger som skal rapporteres på underveis?
• Er det klart hvem som rapporterer til hvem og hvor ofte? Er det lagt opp til månedlig, kvartals-, halvårs-, og/eller årlig rapportering?
• Er det felles forståelse for informasjon som skal inkluderes i de ulike rapporteringene?
• Er det enighet om hvilke rapporter som skal tas til orientering contra hvilke som må godkjennes?
• Hvordan er relasjonen/rapporteringslinjene mellom tiltaket og lokal eierorganisasjon?
• Hvordan er de finansielle rutinene og rapporteringslinjene internt hos samarbeidspartner?
• Er det klare skiller mellom et operasjonelt nivå og styring?
• Rapporteres det på aktiviteter, personer og hendelser? Eller rapporteres det i henhold til planer og måloppnåelse?
• Hvis det rapporteres på måloppnåelse, hvilke indikatorer brukes for å måle progresjon?
• Er det inkludert i rapporteringsrutiner formidling av enkeltpersoners historier, som eksempel på hva tiltaket har betydd på individ- eller lokalsamfunnsnivå.

Aktuelle spørsmål:
• Har alle tiltak med finansiering fra Norge sine egne separate bankkonti?
• Er en sikker og hensiktsmessig ordning på plass for banksignatorer og prosedyrer for godkjennelse av bankuttak og overføringer?
• Er rutinger på plass for kontantkasse – utbetalinger, regelmessig telling og maksimums-sum?
• Er rutiner på plass for autorisering av innkjøp og kontantutbetalinger?
• Er rutiner på plass for innrapportering og godkjenning av kvitteringer og bilagsføring?
• Har samarbeidspartner en oppdatert liste over eiendom, eiendeler og utstyr kjøpt inn gjennom midler fra norsk partner?
• Er rutiner på plass for loggbok for biler og kjøretøy?

Aktuelle spørsmål:
• Er regnskapsføring tilfredsstillende og i samsvar med tiltakets størrelse?
• Er det enighet om krav til standard for regnskapsførsel og bilagsføring?
• Føres regnskap i godkjent regnskaps-software? Eller i tilpassede regnskapsbøker?
• Er regnskapet ført og kategorisert på en lett forståelig og hensiktsmessig måte?
• Er det rutiner for trygg oppbevaring og digitale back-up løsninger for regnskap?

Aktuelle spørsmål:
• Er samarbeidspartner vant med intern og ekstern økonomirapportering?
• Er det gjort avveining om kravene til rapportering er i proporsjon med budsjettstørrelse?
• Rapporteres det månedlig? Kvartals? Halvårs? Og/eller årlig?
• Rapporteres det mot et på forhånd vedtatt budsjett?
• Rapporteres det på overordnede budsjettlinjer? Eller mot et detaljbudsjett?
• Settes det krav til avviksforklaringer når regnskap avviker fra budsjett?
• Gis det muligheter til endringer/reallokering av budsjettet underveis?
• Er samarbeidspartner vant til å forholde seg til ekstern revisjon av regnskaper?
• Er det åpent å få se eksterne revisjonsrapporter for de siste årene?
• Er det satt krav til revisjon etter internasjonale standarder?
• Hvor ofte byttes det revisor? Og hvilke prosedyrer legges til grunn for valg av revisor?
• Gjøres det vurderinger på om det enkelte år skal kreves full gjennomgang av alle billag?
• Viser øverste ledelse i eierorganisasjonen interesse/ansvar for tiltaket? Finnes interne referat/styrevedtak, som viser behandling av budsjetter og regnskap?
• Skrives det «management letter», som sier noe om tiltakets/eierorganisasjonens egen vurdering av revisjonsrapporter og hvordan de tenker å følge opp revisors anmerkninger?
• Er kravene til ekstern revisjon av regnskaper i proporsjon med omfanget på tiltaket og risikovurdering?

Aktuelle spørsmål:
• Er det bevissthet om viktigheten av å jobbe med anti-korrupsjon?
• Har samarbeidspartner skriftlig policy eller retningslinjer for anti-korrupsjon?
• Driver samarbeidspartner kapasitetsbygging av egne ansatte i arbeidet mot korrupsjon?
• Har samarbeidspartner retningslinjer for hvordan håndtere mistanke om korrupsjon? Eller ulike varslingssaker? Eller feil håndtering av penger (mismanagement)?
• Har samarbeidspartner klare retningslinjer for hvordan håndtere saker der korrupsjon avdekkes?

Aktuelle spørsmål:

• Er det rom for læring, endring og justering underveis i tiltaket?
• Er det satt av tid og budsjett til intern og ekstern evaluering av tiltaket underveis[1]?
• Utformes det oppdragsbeskrivelse[2] som beskriver hvilke deler av tiltaket som skal evalueres?
• Hva er viktigst å evaluere? Tiltakets relevans, måloppnåelse, strategier, kostnadseffektivitet, organisering og samarbeid eller bærekraft?
• Hvis evalueringen tar for seg oppnådde resultater, ble det gjort en baselineundersøkelse før tiltaket startet, som progresjon kan måles mot?
• Blir de viktigste interessentene hørt i en evaluering?
• Gis målgruppen mulighet til å snakke fritt i en evaluering?
• Er det rom for å diskutere alternative strategier eller endrede målsetninger?
• Har omgivelser og kontekst endret seg siden tiltaket ble igangsatt eller ble evaluert sist?

[1] Jfr. «Veiledningshefte for monitorering og Evaluering», Digni, 09.02.2015.

[2] Pinsemisjonens «Guidelines for Evaluation, 2016»

Vi anbefaler at det gjøres jevnlig revurdering av alle misjonstiltak. Revurderinger bør gjøres på grunnlag av systematiske gjennomganger og informasjons-innhenting. Endringer i lokale sosiale, økonomiske og politiske omgivelser bør inkluderes i revurderingen.

Aktuelle spørsmål:

• Hvem evner å vurdere tiltaket ut fra et noe mer objektivt og misjons-strategisk blikk?
• Basert på gjennomføringen av tiltaket så langt, hvem bør være involvert i en revurdering?
• Hvor bør en ny vurdering av misjonstiltaket forankres?
• Når det gjøres en revurdering, settes det av tid til revurdering av både prosjekt-design, organisering og samarbeid?
• Settes det også av tid til å gjennomgå og eventuelt revidere skriftlige avtaler?